Hoeveel kost een ERP-systeem?

Steeds meer bedrijven uit uiteenlopende branches en bedrijfsgroottes kiezen voor de implementatie van een ERP-systeem. De vooroordelen blijven aanhouden dat ERP-systemen duur zijn en slechts iets voorlopen op grote bedrijven. 

Dat dit niet meer het geval is, laat de ERP-markt al jaren zien. Er stromen steeds meer oplossingen in die speciaal voor kleinere bedrijven zijn ontwikkeld. Ook qua kosten is er de afgelopen jaren veel gebeurd. 

Wat is een ERP-systeem? – Definitie

Voordat we ons verdiepen in de kosten van een ERP-applicatie, laten we de vraag beantwoorden, wat is een ERP-systeem? ERP staat voor Enterprise Resource Planning en beschrijft de taak van een bedrijf om bestaande resources zo efficiënt mogelijk te gebruiken. Dit vraagt om lean en zo geoptimaliseerd mogelijke processen in het hele bedrijf. 

In dit verband zijn resources allemaal operationele middelen waarop het bedrijf kan vertrouwen om zijn eigen zakelijke doeleinden te vervullen. Dit geldt voor goederen, machines, personeel, onroerend goed, financiële middelen, enz. Het is noodzakelijk om al deze middelen voor de bestaande processen zo te plannen dat er op geen enkel moment knelpunten in het aanbod zijn. 

Tegelijkertijd moet verspilling van middelen worden vermeden. Een ERP-systeem brengt alle processen van een bedrijf in kaart en voegt de gegevens vervolgens samen in een centrale database. Dit zorgt ervoor dat alle actoren in het bedrijf met dezelfde geldige gegevens werken. 

Afdelingsgrenzen worden doorbroken, processen worden transparanter en slanker gemaakt en foutenpercentages worden verlaagd. Uiteindelijk kan een ERP-systeem een enorme hoeveelheid resources op alle niveaus besparen, die vervolgens elders winstgevend kunnen worden gebruikt. 

Bouw van een ERP-systeem

Hiervoor wordt een ERP-systeem opgebouwd uit modules. Elke module bestrijkt een specifiek verantwoordelijkheidsgebied in het bedrijf en heeft functies die de dagelijkse processen op dit gebied ondersteunen. Alle modules zijn via de centrale database met elkaar verbonden en maken zo afdelingsoverstijgende werkzaamheden mogelijk. 

Afhankelijk van de branche waarin een bedrijf opereert, bestaat het ERP-systeem uit al die modules die nodig zijn om de processen holistisch in kaart te brengen. 

De groothandel software heeft bijvoorbeeld andere functies nodig, namelijk een autofabrikant. Veel aanbieders hebben zich daarom gespecialiseerd in bepaalde braakliggende grond en bedrijfsgroottes en hebben hun oplossingen aangepast aan de behoeften hiervan. 

Laten we nu eens kijken naar de kosten van een ERP-systeem en hun samenstelling. De kosten zijn immers afhankelijk van veel verschillende factoren. Het is bijna onmogelijk om een vaste prijs te noemen voor een ERP-systeem, omdat elk bedrijf andere eisen stelt aan de software. 

Kosten in verband met het platform

Traditioneel verwerft een bedrijf een ERP-systeem rechtstreeks van de provider en installeert de software op zijn eigen servers. Dit model wordt ook wel de on-premises versie genoemd. Dit gaat meestal gepaard met hogere initiële investeringen. Deze worden veroorzaakt door de aankoop en aanpassing van de software. Het vereist ook een eigen IT-infrastructuur, die mogelijk nog moet worden gekocht of aangevuld. 

Daarentegen is er het cloudmodel. Hier worden licenties per gebruiker geboekt en wordt de software toegankelijk gemaakt via internet. Het vereist geen eigen server en u betaalt een maandelijkse licentiekosten voor het gebruik, de opslag- en rekenkracht en voor het onderhoud en onderhoud van de software. 

Het cloudmodel stelt ook kleinere bedrijven zonder eigen brede IT-infrastructuur in staat om een ERP-systeem te gebruiken. Maar steeds meer grotere bedrijven nemen hun toevlucht tot dit model, omdat veel diensten met betrekking tot ERP-software kunnen worden uitbesteed.

Kosten in termen van functionaliteit

Bepalend in de kosten van een ERP-systeem is ook het gewenste scala aan functies van de software. Op de markt zijn er rudimentaire systemen die bepaalde delen van het bedrijf bestrijken en ondersteunen. Deze zijn al erg goedkoop om te hebben of zelfs open source. 

Hoe meer functies en modules nodig zijn om uw eigen processen te dekken, hoe meer het ERP-systeem uiteindelijk kost. Vooral individuele aanpassingen aan het ERP-systeem zorgen voor extra kosten die niet onderschat mogen worden. 

Kosten in verhouding tot het aantal gebruikers

De meeste ERP-systemen, zowel in de cloud als on-premises, berekenen uw prijs in termen van het aantal gebruikers. Hoe meer gebruikers met het systeem werken, hoe duurder de oplossing in het algemeen. Het hangt ook af van de respectieve licenties van de gebruikers. Niet elke medewerker heeft het volledige scala aan functies nodig. Hiervoor kunnen gedeeltelijke licenties worden aangeschaft, wat op zijn beurt geld bespaart. 

Andere factoren voor prijsvorming 

Naast het platform waarop het ERP-systeem wordt bediend, het scala aan functies en het aantal gebruikers, zijn de kosten afhankelijk van een aantal andere factoren. Zeker met betrekking tot externe diensten die hand in hand gaan met de implementatie. 

Medewerkers moeten worden opgeleid, back-ups worden gemaakt en het systeem moet voortdurend worden onderhouden en verder worden ontwikkeld. De implementatie zelf wordt meestal ook uitgevoerd door een softwarepartner. Met al deze kostenfactoren moet rekening worden gehouden. We mogen echter niet vergeten dat de invoering van een ERP-systeem op de lange termijn geld bespaart in plaats van kosten te veroorzaken.